Nun aber zum Thema im Detail:

In meiner Zeit als Pre-Opening Director of Revenue, gab es hunderte Projekte, die wir als Team ohne und mit Bezug zu unserer eigentlichen Stellenbeschreibung übernommen haben. Damals bekamen wir von der Franchise Firma ein vorgeschriebenes Projektmanagement Tool (eine Erweiterung des Unworts). Bei internen Projekten standen wir irgendwo zwischen Whatsapp-Nachrichten, Emails, Papiernotizen und unfertigen Gedanken, die wir versuchten umzusetzen, zu ordnen und zu dokumentieren.

Ich glaube, rückwirkend gesehen, liegt die größte Herausforderung bei einer Hoteleröffnung wohl darin, dass sich das Team noch nicht kennt und unterschiedliche Welten und Wissensstände aufeinanderprallen. Teammitglieder kommunizieren nicht richtig miteinander und erst beim gegenseitigen managen lernt man die anderen Teilnehmer so wirklich kennen.

Wenn ich über mögliche Herausforderungen beim Projektmanagement nachdenke, dann erinnere ich mich an diese Zeit. Als Team hatten wir zu wenig Kapazitäten alle Projekte strukturiert zu besprechen, durchzugehen und zu beobachten.

Dachte ich.

Erst Jahre später beschäftigte ich mich mit Thema intensiver und überdachte bei einer zweiten kleinen Hoteleröffnung, die ich unterstützte, wie man die vielen kleinen, parallelen Projekte besser strukturieren könnte und was es dabei zu beachten gilt. Mir sind dazu sieben Punkte aufgefallen, die ich als weniger offensichtlich für Projekt Erfolge empfinde:

1. Das Problem definieren. Albert Einstein soll einmal gesagt haben, wenn er nur eine Stunde Zeit gehabt hätte, um die Welt zu retten, würde er 55 Minuten lang versuchen, das Problem zu verstehen und sich dann nur 5 Minuten um die Lösung kümmern. Selten denken wir wie Albert Einstein. Es sollte in Projekten grundsätzlich eine Vielzahl an Punkten und das Problem selber vorab festgelegt werden. Neben einer konkreten Problembeschreibung unbedingt: Dauer, Budget, Verantwortung, Umfang und Inhalt der Aufgabe, sowie die Ergebnispräsentation.
2. Die gleiche Sprache sprechen und festhalten. Beim Festlegen des Ziels und der Problembeschreibung, sollte sichergestellt werden, dass alle Beteiligten dieses gleich verstehen. Wenn viele unterschiedliche Erfahrungen der Teilnehmer einfließen, muss das Ziel gegebenfalls umformuliert oder klarer definiert werden, damit es für alle Teilnehmer leicht nachvollziehbar ist.
3. Rege Kommunikation. Neben regelmäßigen Check-ins des gesamten Projektteams, aber auch des Projektleiters mit den einzelnen Teilnehmern, sollte ein reger Austausch herrschen. Einerseits sollten Herausforderungen, die Budget, Dauer oder Umfang betreffen, direkt angesprochen werden. Andererseits sollte der Projektleiter die Teilnehmer regelmäßig über den aktuellen Stand, den Fortschritt und mögliche Schwierigkeiten, die die Dauer und den Erfolg beeinflussen könnten, befragen und informieren.
4. Fehlerkultur. Ein weiteres Buzzword, dass auch der Titel meines nächsten Artikels werden könnte. Eigentlich ist er in der regelmäßigen Kommunikation schon enthalten, aber weil der Punkt so wichtig ist, hier nochmals einzeln und ausführlich. Ein Projekt in seinem gesteckten Rahmen kann nur Erfolg haben, wenn einzelne Herausforderungen früh genug erkannt werden (können). Daher ist es an jedem einzelnen Teilnehmer, transparent, mögliche Risiken zu erwähnen. Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Projektleiter frühzeitig etwaige Risiken bewusst ansprechen oder hinterfragen.
5. All things digital. Eine Software zur Strukturierung und dezentralen Zusammenarbeit macht meist bei einer bestimmten Projektgröße, sowie einer gewissen digitalen Affinität der Teilnehmer Sinn. Wenn sich das Team von Anfang an gegen ein Tool wehrt, sollte man sich gründlich überlegen, ob es sich lohnt eine ausführliche Schulung für eine gewisse Projektgröße durchzuführen, denn ohne eine solche Schulung geht es nicht.
6. Das bringt mich zum nächsten wichtigen Punkt: Mitarbeitermotivation. Der Projektleiter sollte sich stetig um die Motivation der Mitarbeitenden kümmern und sich nicht ausschließlich auf das Abhaken einzelner Teilaufgaben fokussieren. Im besten Fall, wenn das Team motiviert ist und die Vorgaben verinnerlicht hat, die zu Beginn besprochen und festgelegt wurden (Budget, Dauer, etc.), sollten alle Aufgaben selbstständig und ohne notwendige Erinnerung bearbeitet werden.
7. Ungeduld und Umsetzungswille. Wer genau hinschaut, sieht, dass ich auf dem Bild einen Holzklotz zerhacke, auf dem Ungeduld steht. Neben Mitarbeitermotivation und Führungskompetenzen geht es in einem Projekt auch um die individuelle Lernkurve der Mitarbeitenden. Je transparenter die Ziele gestaltet sind und je mehr Gruppendynamik aufkommt, desto weniger Ungeduld und mehr Umsetzungswille des Einzelnen entstehen.

Ungeduld kommt beim Projektleiter dann auf, wenn die Mitarbeitenden nicht in die Umsetzung gehen, kostbare Zeit verstreicht und die Projektdeadline immer näher rückt. Wenn das der Fall ist, empfehle ich Projektleitern die sieben oben genannten Punkte durchzugehen und zu überlegen, inwiefern einer oder mehrere nicht berücksichtigt sind.

Ich freue mich über deine Vervollständigungen, Feedback oder weitere Punkte, an die ich nicht gedacht habe, und die besonders für Projekte in Hotels relevant sind.